3 Maneiras de Melhorar sua Gestão Financeira

Ah, a gestão financeira…ela é dona de muitos pensamentos de preocupação. Mas acalme-se! Para tudo existe uma solução e hoje vou falar desse assunto da maneira mais simples possível para que fique de fácil compreensão.

Primeiramente, quando vamos analisar qualquer assunto de gestão, precisamos fazer um balanço de qual a real situação da empresa em todas as áreas. Para isso, devemos seguir um roteiro simples, mas muito importante!

Nele seguiremos uma abordagem em que discriminamos alguns fatores indispensáveis para montar o objeto a ser analisado. Normalmente, gosto de fazer isso por planilhas, mas tem quem goste de trabalhar com os vários tipos de gráficos ou outras representações mais criativas. Mas como prefiro o modo mais tradicional, vamos iniciar a explicação por ele!

Como gosto de uma abordagem mais direta, tentarei ser breve, porém, mantendo o conteúdo a ser abordado.

Primeiramente, devemos separar os tipos de custos (fixos e variáveis), o valor do pró-labore e a composição geral de custos do escritório com os colaboradores (que são os funcionários, incluindo você!).

Irei abordar todos os tópicos exemplificando e explicando, sempre que necessário. Então, vamos lá?

Para melhor visualização das tabelas, aconselho que clique com o botão direito do mouse sobre elas e selecione a opção “abrir imagem em uma nova guia”. Pois devido ao seu tamanho, a visualização no post pode ficar prejudicada.

TABELA DE CUSTOS FIXOS

Nessa tabela, inseri apenas os custos mais usuais, mas tudo tem que ser adequado à realidade do seu escritório! Essa tabela é apenas demonstrativa e todos os custos e seus respectivos valores são aproximados da realidade, porém, também têm que ser adequados à sua estrutura.

Aqui, considero um escritório home office com apenas um colaborador, que no caso, seria você. Mas, para um escritório com diretor técnico, arquiteto pleno e estagiários, basta inserí-los nas planilhas com seus respectivos salários e demais gastos que veremos mais para frente.

Depois de analisá-la, podemos perceber o quão minuciosos podemos ser ao precificar os custos fixos. Neles devemos considerar desde o desgaste da cadeira em que você se senta para trabalhar até o aluguel da sua residência (caso considere o trabalho em home office) ou da sala comercial.

TABELA DE CUSTOS VARIÁVEIS

Quanto aos custos variáveis, podemos perceber o quão particular que cada empresa será.

Aqui, considero os presentes de final de ano, as viagens para Casa Cor e Exporevestir, alguns serviços terceirizados como imagens em 3D ou outros serviços e, por fim, as fotografias feitas para os projetos executados.

Nessa planilha, você poderá considerar as despesas com cafés, almoços, transporte para fazer serviços específicos e que não estavam sendo considerados para projeto, mas que precisarão ser feitos.

Enfim, tudo que você precisará pagar, mas que não é uma conta fixa, ou seja, que não terá que pagar todos os meses aquela mesma conta, deverá ser inserido nessa tabela a cada mês correspondente.

TABELA DE PREVISÃO DE CUSTOS COM EQUIPE

Como eu disse, aqui estou considerando que apenas você trabalhe no seu escritório, e que os valores estão aproximados, por isso, o pró-labore do diretor pode estar abaixo do valor habitual na sua região. Como todos os lançamentos dos valores dependem dos custos na sua região, muitos valores podem ser bastante divergentes.

Nessa tabela, estão dispostas as previsões de custos com a equipe. Aqui, você adiciona o salário (pró-labore), refeições do diretor (caso sejam de cunho profissional), o 13° do diretor, o INSS, e algum outro gasto específico dos custos com a equipe, como vale transporte, vale alimentação, etc.

TABELA DE PREVISÃO DE SOMATÓRIOS

Essa é a tabela que nos dá uma previsão dos somatórios. Na verdade, essas tabelas são interligadas entre si, então, quando alteramos o valor em uma, automaticamente, já atualiza nas outras. Por isso gosto de trabalhar com o excel, por possibilitar essa atualização automaticamente.

Aqui temos uma totalização dos custos fixos, dos custos variáveis e dos gastos com o diretor, ou caso sua equipe seja composta por mais colaboradores, deverão estar inseridos nas respectivas tabelas de controle.

Nessa tabela, conseguimos ver de modo geral, os gastos tanto com o escritório, tanto com os colaboradores de maneira geral e mensal. E é aqui que conseguimos prever um planejamento financeiro!

Melhorar sempre! Isso é algo que devemos planejar com metas. Não gosto das metas muito longas, prefiro as de curto prazo, em que os resultados aparecem em menos tempo, pois isso estimula tanto a equipe quanto o diretor. Mas como eu venho dizendo ao longo desse post, tudo depende da sua realidade e do modo com que você gosta de trabalhar.

Bom, espero ter contribuído com um pouco de conhecimento sobre a tão falada Gestão Financeira e espero ter esclarecido algumas dúvidas sobre a saúde financeira do seu escritório!

Para você que chegou até aqui, deixarei os quatro arquivos em PDF referentes às planilhas que mostrei acima!

Por mais que alterei as planilhas conforme as cores da minha marca e inseri minha logo, reservo todos os direitos à Aline Zanoni, minha mestre e produtora do curso de gestão de escritórios que realizei. Portanto, as planilhas virão com a nomenclatura do curso.

Aproveitando que finalizou a leitura desse artigo, te convido a seguir o meu perfil do Instagram para ficar por dentro de todos os assuntos relacionados a escritório!

Você me encontra no @arquitetafrancielecarvalho.

Até breve!